Aktualności

Systemy zarządzania szafkami przeszły w ostatnich latach ogromną metamorfozę. Od prostych, mechanicznych zamków przeszliśmy do inteligentnych, cyfrowych rozwiązań, które nie tylko zwiększają bezpieczeństwo, ale też usprawniają organizację pracy, poprawiają ergonomię przestrzeni i dają administratorom pełną kontrolę nad dostępem.

Zarówno w biurach, zakładach przemysłowych, jak i instytucjach publicznych – nowoczesne szafki stają się nieodzownym elementem codziennego funkcjonowania. Ale jak wybrać odpowiedni system dla swojej organizacji? Jak nie przepłacić i jednocześnie nie ograniczyć się tylko do podstawowych funkcji?

Poniżej przedstawiamy 6 kroków, które pomogą Ci dobrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Krok 1: Określ zastosowanie szafek

Zanim zaczniesz porównywać konkretne rozwiązania technologiczne, musisz wiedzieć, do czego będą służyły szafki. Potrzeby różnią się znacząco w zależności od branży, organizacji i konkretnej lokalizacji.

Przykładowe zastosowania:

• Przechowywanie rzeczy osobistych pracowników (np. torebek, ubrań, telefonów).
• Bezpieczne przechowywanie sprzętu firmowego (np. laptopów, narzędzi, skanerów).
• Strefy odbioru przesyłek i przekazywania dokumentów.
• Przechowywanie odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej.
• Punkty self-service dla gości, klientów lub techników serwisowych.

Jeśli Twoja organizacja działa w modelu hot deskingu, potrzebujesz szafek dostępnych na zasadzie dziennej rezerwacji. W produkcji – konieczne będą szafki dla wielu zmian pracowników. Im lepiej określisz funkcję, tym łatwiej dobierzesz optymalny system.

Krok 2: Zidentyfikuj użytkowników

Kto będzie korzystał z szafek? To pytanie jest kluczowe, bo sposób dostępu, zabezpieczeń czy uprawnień powinien być inny dla pracownika etatowego, a inny dla gościa lub zewnętrznego serwisanta.

Typowe grupy użytkowników:

• Pracownicy stali (biura, produkcja, ochrona).
• Pracownicy tymczasowi lub sezonowi.
• Goście firmowi (kontrahenci, klienci VIP, podwykonawcy).
• Studenci, słuchacze, pacjenci – w placówkach edukacyjnych i medycznych.
• Użytkownicy zewnętrzni – np. odbierający przesyłki lub korzystający z punktu odbioru.

Warto też przemyśleć czynniki dodatkowe:

• Czy użytkownicy będą mieć własne urządzenia (np. smartfony)?
• Czy mają przypisane identyfikatory (np. karty RFID)?
• Czy potrzebna jest obsługa w różnych językach?
• Czy są potrzeby związane z dostępnością (np. dla osób z niepełnosprawnościami)?

Dobrze zaprojektowany system dopasowuje się do użytkownika, a nie odwrotnie.

Krok 3: Przeanalizuj sposób użytkowania

Gdy wiesz już, kto będzie korzystał z systemu i w jakim celu, pora zrozumieć jak będą z niego korzystać. To decyduje o tym, czy potrzebujesz systemu z przypisaniem szafek „na stałe”, czy bardziej elastycznego rozwiązania rotacyjnego.

Możliwe scenariusze:

• Szafki przypisane indywidualnie – każda osoba ma „swoją” szafkę, którą otwiera kartą, kodem lub aplikacją. Idealne tam, gdzie pracownicy są przypisani do konkretnego biura lub zmiany.
• System rotacyjny (ad hoc) – użytkownik wybiera dostępne szafki na czas swojej obecności w biurze lub obiekcie. Takie podejście oszczędza miejsce i zwiększa elastyczność.
• Rezerwacja z wyprzedzeniem – użytkownik rezerwuje szafkę przez system (np. aplikację), jeszcze przed przyjściem do firmy.

Pomyśl również o:

• Czy użytkownicy muszą mieć dostęp poza godzinami pracy?
• Czy szafki mają być rozmieszczone w jednym miejscu, czy w wielu lokalizacjach?
• Jakie rozmiary i typy schowków będą potrzebne (np. małe na telefon vs. duże na kask czy torbę)?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą dobrać nie tylko typ zamków, ale też konstrukcję mebli i sposób ich rozmieszczenia.

Krok 4: Dobierz sposób zabezpieczenia

To, co kiedyś ograniczało się do kluczyka, dziś jest rozbudowanym systemem dostępu z możliwością pełnej kontroli i raportowania.

Nowoczesne metody zabezpieczeń to m.in.:

• Zamki elektroniczne sterowane kartami RFID, PIN-em lub aplikacją mobilną.
• Biometria – np. czytniki linii papilarnych lub rozpoznawanie twarzy.
• Zdalne sterowanie – możliwość otwarcia szafki z poziomu panelu administratora, np. w przypadku zgubienia identyfikatora.
• Poświadczenia jednorazowe lub czasowe – idealne dla gości lub użytkowników zewnętrznych.
• Integracja z istniejącym systemem kontroli dostępu (KD) – aby pracownik miał jeden identyfikator do wszystkiego.

Bezpieczeństwo powinno dotyczyć również warstwy cyfrowej – dane użytkowników, logi zdarzeń i dostęp przez sieć muszą być szyfrowane, zgodne z RODO i odporne na ataki.

Krok 5: Skorzystaj z dodatkowych możliwości

Dobry system szafek to nie tylko przechowywanie, ale też automatyzacja, analityka i oszczędność czasu. Wiele dostępnych dziś systemów oferuje zaawansowane funkcje, które mogą być realną wartością dla Twojej organizacji.

Co możesz zyskać:

• Integracja z innymi systemami – np. HR, ERP, kalendarzami spotkań.
• Raportowanie – kto i kiedy korzystał z szafki, czy są przeciążenia systemu.
• Zarządzanie dostępem zdalnym – przydzielanie lub odbieranie uprawnień bez fizycznego kontaktu.
• Automatyczne przypomnienia – np. że użytkownik nie opróżnił szafki na koniec dnia.
• Obsługa awarii i serwisu – z poziomu panelu administratora można łatwo zdiagnozować problem lub odblokować szafkę.

Warto pomyśleć o przyszłości – np. czy za 2–3 lata system będzie łatwy do rozbudowy lub integracji z nowymi usługami?

Krok 6: Stwórz listę wymagań i wybierz system

Ostatni krok to podsumowanie i stworzenie listy wymagań, które powinien spełniać system. Dzięki temu nie tylko zawęzisz krąg potencjalnych dostawców, ale też zapewnisz, że wybrany system będzie zgodny z Twoimi potrzebami – zarówno teraz, jak i w przyszłości.

Przykładowa lista wymagań może obejmować:

• Liczbę i typ szafek.
• Metodę uwierzytelniania.
• Obsługiwane grupy użytkowników.
• Integrację z systemem KD lub HR.
• Rodzaje raportów.
• Możliwość skalowania i rozbudowy.
• Wymogi bezpieczeństwa IT.
• Możliwość zarządzania zdalnego.
• Wsparcie techniczne i serwis.

Podsumowanie

Wdrożenie inteligentnego systemu zarządzania szafkami to inwestycja, która procentuje – w komforcie użytkowników, efektywności przestrzeni, bezpieczeństwie i oszczędności czasu. Kluczem do sukcesu jest dobre zrozumienie potrzeb i przemyślany wybór technologii.

Jeśli chcesz dobrać system dopasowany do swojej organizacji, chętnie pomożemy. Skontaktuj się z nami, a wspólnie opracujemy rozwiązanie, które spełni Twoje oczekiwania dziś – i w przyszłości.